Costco – tidig samverkan och kreativitet löste utmaningarna

En osäker omvärld skapar stora utmaningar och ställer större krav på tidig samverkan mellan alla aktörer i byggprojekten för att nå lönsamhet. Arcona har sedan länge arbetat framgångsrikt med samverkan från start till mål i projekten. Ett starkt team med stor erfarenheten av tidig samverkan hittade de kreativa lösningarna som behövdes för att genomföra ett lyckat byggprojekt i en osäker tid.

Fredrik Holgerman, projektchef på Arcona har nyligen avslutat ett stort projekt för den amerikanska detaljhandelskedjan Costco. Kedjan har öppnat sin första butik i Skandinavien i oktober 2022 och butiksytan är 15 000 kvm och ligger i Arninge utanför Stockholm. Det här är ett projekt som genomförts i en osäker tid med stora utmaningar som påverkar bland annat tillgång på material och leveranser.

Hur var det att starta ett så stort projekt under de omständigheterna?
Det är förstås utmanande att starta upp ett projekt med en pressad tidplan under de här omständigheterna. När det gäller Costco var vi tidigt inne på att minimera de risker som kunde äventyra tidplanen. Alla la prestigen åt sidan och tillsammans med beställare och projektörer gick vi igenom uppdraget för att snabbt förstå projektet och säkra leveranstider på tidskritiskt material.

Peter Kvist, vd på Arcona beskriver i en debattartikel att så som omvärlden ser ut ställs det ännu högre krav på tidig samverkan mellan alla aktörer i projekten. Kan du utifrån det, beskriva hur ni arbetade i Costcoprojektet?
Vi hade många workshops med våra strategiska installatörer där vi gick igenom tidplan och leveranser. Vi bjöd in projektörerna och beställarens projektledning för att komma med synpunkter och lyssna till våra förutsättningar. Detta skedde parallellt med att vi förhandlade avtalet och dess förutsättningar med beställaren.

Hur har ni valt UE utifrån förutsättningarna i projektet och rådande läge i omvärlden?
Vi gick omgående ut till våra samarbetspartners som vi arbetat med i liknande projekt. Det var främst installatörerna som var bråttom att finna.
Vi ringde helt enkelt runt och frågade om de var intresserade och hade resurser och kapacitet att köra igång ett spännande projekt med hög intensitet.

Vilka specifika utmaningar har man idag jämfört med tidigare?
Det är framför allt att säkra leveranser och materialpriser. Det kan vara så att exempelvis kilopriset på stål kan variera från dag till dag. Leveranstider på teknisk utrustning kan vara 3 till 8 månader.

Att säkerställa materialpriser idag kan vara oerhört svårt, hur arbetade ni med det?
Vi ville så snart som möjligt få alla tekniska parametrar framtagna av projektörerna så vi kunde beställa long-lead items (utrustning med lång leveranstid). Vi skrev ett mellanavtal som gjorde det möjligt för Arcona att beställa material och utrustning med lång leveranstid innan entreprenadkontraktet var klart. Mellanavtalet gjorde att vi kunde minimera riskerna gällande materialpriserna.

Fredrik Holgerman. Fotograf: BaraBild

Hur har ni arbetat med att leveranserna utifrån rådande läge?
Vi uppmanade våra underentreprenörer att säkra sina leveranser och stämma av orderbekräftelser veckovis. Vi kontrollerade noggrant våra leverantörers materialspecifikationer och ringde och stämde av. Vår leverantör av stomkomplettering hade exempelvis avtal med en bygghandel om säkrade leveranser på beställd mängd för projektet.

Costco är en internationell beställare, finns det något som skiljer sig från svenska beställare?
Costco har över 800 butiker världen över och är tydliga med hur de vill att sina butiker ska se ut, upplevas och fungera. De har internationella designteam så det fanns många intressenter och specialister som var involverade under projektets framdrift. Internationella beställare har ofta en tydlig chain-of-command så det var viktigt att vi säkrade besluten rätt i deras organisation och ställde projektfrågor till rätt personer med mandat. Detta klargjorde vi tidigt så det var till stor hjälp. Sedan var även Costcos representanter i Sverige minst varannan vecka så det fanns goda möjligheter att visa på och formulera beslut på plats.

Var ni tvungna att ”tänka om” under projektet?
Jo, det blev några tillfällen då vi fick stanna till och utvärdera. Det var bland annat en teknisk lösning i projektet där materialet hade för lång leveranstid för att vi i slutändan skulle kunna färdigställa och driftsätta inom tidplan. Där uppmanade vi projektörerna att rita om handlingarna med ny utrustning och material. Den nya tekniska lösningen hade samma funktion, men det tog lite möten med beställarens representanter för att godkänna bytet.

Ni skrev på avtalet i slutet av april och slutlevererade i oktober, det är kort tid för så stort projekt. Hur har ni arbetat för att klara deadline?
Mellanavtalet var en viktig parameter för att lyckas, det skapade möjligheten att beställa material och utrustning i förväg. Sommarmånaden låg också mitt i produktionsperioden så det var viktigt att vi säkerställde leveranser och resurser i tid.
Så arbetade vi fram en projekttidplan med fem parallella fronter så vi kunde skifta vikt emellan fronterna om behovet uppstod, det gav projektet flexibilitet.

Kan du beskriva teamets betydelse för Costcoprojektet?
Teamet är ofta nyckeln till ett framgångsrikt projekt. Arcona hade ett team där merparten av oss hade arbetat tillsammans flera gånger tidigare och kände varandra väl. Vi kände tidigt att detta projekt skulle bli en utmaning och vi taggade till på det tillsammans.
I detta projekt vill jag även lyfta våra underentreprenörers projektledare som ingick i projektteamet och som bidrog till vi kunde hålla hög energi och arbeta prestigelöst för att nå deadline. Målet var också tydligt formulerat och inom närtid så det var full fart från början.

Vad vill du lyfta fram som speciellt med det här projektet?
Det är mäktigt att se vilken kraft det blir när alla samverkar tidigt mot ett gemensamt mål. Eftersom vi hade så kort tid på oss så effektiviserade vi allt från möten, redovisningar, reflektion till dialog. Med lite perspektiv så kan man kanske säga att vi inte hade tid att bråka och hävda sak utan behövde tillsammans finna konsensus.

Vilka erfarenheter tar du med dig från Costco till framtida projekt?
Jag kommer definitivt att ta med mig betydelsen av det arbetet vi gjorde i projektplaneringen och i workshopparna med UE och projektörer. Det skapade en gemensam bas för oss alla att stå på och gav oss också ett gemensamt och överenskommet mål att nå.

Hur är responsen från Costco?
Costco har följt vårt arbetssätt med intresse och sett hur det gynnat projektet. Nu har Costco en tydligare bild om hur man skapar goda projektförutsättningar i Skandinavien och det hjälper förstås i deras fortsatta satsning här!

Under temat #skiftaperspektiven lyfter och debatterar Arcona en rad heta ämnen som är viktiga för såväl Arcona som byggbranschen som helhet. Målet är att få igång en dialog som kan leda till förändringar och förbättringar för byggentreprenörer och branschen.