Lyckade exempel på samverkan i tidigt skede: Glömstaskolan F-3

Hej Catrin Hansson, affärschef på Arcona!
Peter Kvist, vd på Arcona beskriver i en debattartikel med rubriken ”Vi kan bättre tillsammans”, hur man framgångsrikt arbetar tillsammans med kunder från tidiga skeden. Ett mycket bra exempel på ett nyligen genomfört projekt är Glömstaskolan F-3 med beställaren Huddinge Samhällsfastigheter. Skolan lär ha avslutats en månad före utsatt tid och under budget, hur lyckades ni med det?

Ja, det stämmer. Glömstaskolan F-3 var ett samverkansprojekt tillsammans med Huddinge Samhällsfastigheter (HUSF), där vi gemensamt tog fram en lågstadieskola med plats för 360 elever. Sedan tidigare hade vi byggt den intilliggande Glömstaskolan för äldre elever och även Glömstahallen ihop.

Se intervjun med Catrin Hansson, affärschef på Arcona, som berättar om hur tidig samverkan kan resultera i leverans före utsatt tid och dessutom under budget.

Vi hade satt en tidsplan som sa att vi skulle vara färdiga före sommaren 2020, så att eleverna skulle kunna börja till höstterminen. Trots både pandemiutbrott och försenade leveranser stod byggnaden klar att lämnas över en månad före utsatt tid. En av framgångsfaktorerna var att vi kunde komma in tidigt i processen, redan under programhandling, och sedan i samverkan med HUSF och skolan skapa en produkt tillsammans.

Hur ser en sådan här arbetsprocess för tidig samverkan ut?

Vi startar alltid med en gemensam workshop tidigt i processen. Den syftar till att samtliga parter tillsammans tar fram ramarna för projektet och projektmål samt arbetar fram samverkansprodukten. Utifrån det skriver vi också en samverkansdeklaration som alla får skriva under. Den jobbar vi sedan med genom hela projektet.

Kontinuerligt genom processen har vi våra byggmöten, där vi bland annat arbetar med visuell planering och att hitta luckorna som möjliggör att arbeta än mer tidseffektivt. Vi gör också gemensamma uppköp av underentreprenörer.

Budget sätts och strategiska val görs tillsammans med beställaren i samverkan med öppna böcker. Vi jobbar alla medvetet för att hålla nere slutkostnaden för projektet.

I fallet med Glömstaskolan F-3 startade vi med en workshop för att få en bra ingång och start. Där deltog förutom våra konsulter och arkitekter, HUSF och deras tekniska projektledare liksom även skolans rektor och skyddsombud. Strategiska leverantörer kom in redan under systemhandlingsprojekteringen. Skolans rektor deltog aktivt i projektet och fick vara med och tycka och tänka.

Vi jobbar också medvetet med teamet hela tiden. Förutom workshop och projektering, hittar vi på teamaktiviteter och arbetar med hur vi ska jobba ihop som lag. Här var beställaren HUSF med som en del i laget. Därigenom behövde ingen överlämning ske utan vi fortsätter bara loppet tillsammans.

Genom att visa öppenhet och att ingen har egna agendor, utan alla är där för samma mål och syfte: den bästa affären för oss alla och framför allt för kunden, skapas tillit bland projektdeltagarna.

Vad är fördelen med att arbeta på det här sättet, i samverkan från tidiga skeden?

Den allra största fördelen är såklart att det ger en verkligt bra slutprodukt med ett tydligt mervärde för kunden och ”kundens kund”, i det här fallet för skolan och eleverna.

Genom att vi är med tidigt i processen kan vi vara med och påverka teamet med konsulter exempelvis våra egna arkitekter som har bred kunskap och vet vad samverkan är för oss. Vi har också möjlighet att tidigt bjuda in strategiska entreprenörer. Genom ICE-mötesprojektering kan vi ta fram de bästa metoderna och hållbara lösningar. Det borgar för en hög kvalitet genom hela projektet. Alla får vara med och bidra med sin specialistkompetens i ett skede då saker fortfarande går att påverka.

Det blir heller inget stafettlopp, utan man träffas genom hela projektet som ett lag och slipper informationstapp. Kund, hyresgäst och entreprenörer jobbar i samverkan, ut i produktion och på arbetsplatsen hela vägen ner på golvet. Engagemanget och drivet bland projektdeltagarna blir klart större. Det skapar en fantastisk miljö att arbeta i.

Sammantaget så får kunden ut det bästa av Arcona och därigenom bästa tänkbara utfall.

Är det vanligt att offentliga upphandlare arbetar med samverkan?

Nej, det är tyvärr inte så vanligt. Många vill arbeta så här, framför allt med tidig samverkan, men de vågar inte. Det är väldigt synd eftersom det i mina ögon är det bästa sättet att driva projekt. Man får ut det bästa av varandras kompetenser, har en gemensam agenda och så skapas en ”vi-känsla” som är viktig.

Vad ställer det här för krav på beställaren?

Det är viktigt att de som företräder beställaren både är delaktiga och beslutsmässiga. I det här projektet fungerade det jättebra. HUSF är superproffsiga och har stor kunskap in-house vilket gjorde att vi snabbt kunde få rätt svar på vägen utan att behöva vända och loopa saker flera gånger. Det är riktigt roligt att jobba med HUSF tack vare det.

Vilka byggstenar skulle du säga är allra viktigast?

Jag kan inte nog betona vikten av den tidiga workshopen där vi sätter målen och ramarna ihop. En bra projektering är basen för ett lyckat projekt. Stor fokus på tid och ekonomistyrning för att hela tiden hitta bästa affären för kunden. Jobba som ett team och att ha roligt tillsammans.

Att sedan sprida samma engagemang och ”vi-känsla” till våra entreprenörer på arbetsplatserna så att de vet vad vi bygger, åt vem och att vi gör det tillsammans. Då blir de mer motiverade och gör ett bättre jobb.

Något sista du vill skicka med till läsaren?

Jag önskar att fler vågade skicka ut en förfrågan om tidig samverkan. Att komma in tidigt betyder så mycket för slutresultatet.