Lyckade exempel på samverkan i tidigt skede: Hägerneholm

Hej Omi Scott, produktionschef på Arcona!
Peter Kvist, vd på Arcona beskriver i en debattartikel med rubriken ”Vi kan bättre tillsammans”, hur man framgångsrikt arbetar tillsammans med kunder från tidiga skeden. Ett lysande exempel på ett sådant projekt är Hägerneholm där beställaren är Täby kommun. Projektet har hyllats och byggnaderna anses ha en ”inbyggd trivsel”. Ni på Arcona har kallat det en ”fantastisk leverans”, kan du berätta mer?

Hägerneholm som ritats av Arcona Arkitekter, var ett stort projekt som dessutom växte under resans gång. Totalt blev det 6 huvuddelar varav några tillkom under projekttiden. Vi byggde en stor skola med en förskola i, en idrottshall för elitnivå med 500 läktarplatser, en tillfällig förskola, ett parkeringsdäck, en gemensam skol- och idrottspark liksom en kvartersgata.

En sak som fäste i mitt hjärta var att skolan tydligt skulle byggas för barnen och verksamheten, liksom idrottshallen för dess utövare. Det handlade om att bygga in trivsel i allt ifrån materialval till funktioner för att skapa en trygg och inkluderande miljö.

En ”fantastisk leverans” är ett begrepp som vi på Arcona använder om projekt som genomförs i tid, under budget, utan fel och till rätt kvalité. Hägerneholmsskolan blev så nära man kan komma en fantastisk leverans, till stor del beroende på att vi arbetade med samverkan i tidigt skede.

Projektet Hägerneholm fick en särskilt lyckad start, på vilket sätt?

Vi arbetade här med en beställare som verkligen ville prova att jobba i samverkan och enligt vårt sätt att arbeta. De hade tydliga och höga ambitioner liksom kloka tankar kring projektets utformning. Vi på Arcona liksom utvalda strategiska leverantörer och våra projektörer hade erfarenhet av att bygga byggnader för skola och idrott. Allt detta tillsammans gjorde att vi tidigt kunde sätta rätt mål och enas om vilken kvalitetsnivå vi ville uppnå i projektet, vilket i sig gjorde det lättare att jobba fram produkten.

En nyckelfaktor här var den lysande sammansättning av olika individer med olika kompetenser som jobbade mot gemensamt satta och tydliga mål. Vi la stor vikt vid att jobba i samverkan och vilka spelregler som skulle gälla då vi gjorde det. Tillsammans med ett kreativt arbetsklimat gav detta sammantaget en väldigt fin uppstart i arbetet.

Vad är fördelarna med Arconas sätt att arbeta och hur genomsyrade det projektet?

Att tidigt få del av och ha med sig kunskapen och kompetensen in i ett projekt liksom att jobba med ”öppna böcker” med respektive skrå är en given fördel. Det skapar också en trygghet för alla parter i affären liksom vid leverans. Att det som vissa hävdar skulle åsidosätta ett affärsmannamässigt agerande förstår jag inte. Det är snarare tvärtom. Alla vet med tydlighet vad som ska levereras och vad vi har kommittat oss till. Dessutom blir beslutsvägarna korta vilket passar Arconas lite friare sätt att jobba.

I Hägerneholmsprojektet innebar det att vi så att säga kunde gå rakt på mål. Vårt sätt att arbeta medförde till exempel att vi på projekteringsmötena kunde belysa olika frågor och i bästa fall reda ut dem direkt. Det gjorde också att vi kunde lösa upp svåra tekniska möten och att det faktiskt gav oss möjligheten att redan då bereda vår produktion. Vi jobbade också med en tydlig och tidsatt fråga/svar-hantering. Det i sin tur gjorde att vi tog rätt beslut och fick rätt besked i rätt skede vartefter produkten mognade. Att börja bearbeta vissa saker för tidigt kan lätt leda till onödigt arbete.

Hur reagerade de inblandade parterna på detta sätt att arbeta?

Jag upplevde att alla med få undantag bidrog med närvaro och stort engagemang. Ingen ville göra fel och bidra till ett dåligt resultat. Vi genomförde löpande olika aktiviteter för att främja samverkan i projektet. Arbetsklimatet blev därför stimulerande och vi blev både innovativa och kreativa tillsammans. Det var högt i tak!

Tilliten växte fram successivt vilket är naturligt. När vi upplevde att vi alla jobbade mot samma mål och spelade med öppna kort blev vi trygga med varandra.

Hur fungerar det med budget och ekonomistyrning i den här typen av projektet?

På Arcona jobbar vi nästan uteslutande med öppen huvudbok liksom parallellt i en inköpsfördelad kalkyl. Både huvudbok och inköpskalkylen kan öppnas helt och göras läsbara för våra beställare. Vi konterar alltså kostnaderna mot de inköpsposter vi gjort i kalkylskedet och kan lägga till budget och andra riktkostnadsförändringar.

Är det något du skulle vilja lägga till?

Avslutningsvis skulle jag vilja passa på att tacka hela teamet i projektet (från medarbetare till beställare, från byggnadsarbetare till verksamhetsutövare). Vi skapade tillsammans en skolbyggnad och idrottshall där alla verkligen trivs.