Lyckade exempel på samverkan i tidigt skede: Svea Artilleri

Hej Johan Nilsson, chef för projektutveckling på Arcona. Byggindustrin publicerade nyligen en debattartikel med rubriken ”Vi kan bättre tillsammans” där vd Peter Kvist beskriver ett alternativt sätt att genomföra byggprojekt, kan du berätta mer?

Ja, det Peter beskriver är hur vi framgångsrikt arbetar tillsammans med våra kunder från tidiga skeden, ofta redan från transaktion och sedan genom hela projektet till slutbesiktning och överlämnande. Det är projekt där vi jobbar i mycket nära samverkan, med full öppenhet och transparens och med gemensamma mål mellan oss och kund.

Kan du ge något exempel?

Det finns många bra exempel, men jag kommer spontant att tänka på Genesta och Svea Artilleri. Där arbetade vi tillsammans med Genesta redan innan fastigheten köptes. Arcona anlitades under transaktionsfasen och Genesta och Arcona bildade team och delade upp anbudsarbetet utefter projektets bästa. Vi utgick från respektive parts kunskaper och erfarenheter med det gemensamma målet att vinna anbudet och köpa fastigheten. Vi blev verkligen varandras bästa kompis där antingen båda fick projektet eller ingen. Det lade grunden till ett mycket djupt och effektivt samarbete.

Det är ju inte så vanligt att huvudentreprenörer är med och köper fastigheter, vad kunde Arcona bidra med i transaktionsfasen?

Lite förenklat sett så omfattade Arconas uppdrag fem saker:

1. En teknisk DD, det vill säga en genomlysning av fastighetens kondition och underhållsbehov samt en omfattande dokumentation av detta.
2. Att tillsammans med Genesta engagera och leda konsultgruppen med målet att snabbt ta fram ett case som skulle genera så mycket fastighetsvärde som möjligt. Målet var också att se till att Genesta i slutänden skulle kunna köpa fastigheten. Självklart handlade det också om att skapa värde i fonden, exempelvis genom att nyttja oexploaterade byggrätter, öka effektiviteten i fastigheten, utvärdera vilka verksamheter som skulle ge bäst värde i förhållande till detaljplan, hitta unika verksamheter/produkter/hyresgäster för just denna fastighet och ge möjligheten att ansöka om nya detaljplaner/bygglov, med mera.
3. Ta fram en nyckeltalsbaserad kalkyl baserad på ytor i prospektet och på genomförda projekt i Arcona. Syftet med det var att fånga slutkostnaden på entreprenaden, inte att ta fram en anbudskalkyl. På så sätt kunde Genesta känna trygghet i projektgenomförandet, sänka sina risker och lämna det mest attraktiva anbudet på fastigheten. Denna sorts kalkylarbete har en hög detaljeringsnivå och är ett levande dokument. Det fungerar som en pågående kostnadsstyrning genom hela projektet och som underlag för samtliga beslut som togs kring vilket case vi valde för fastigheten.
4. Ta fram huvudtidsplaner för projektet och revidera dessa vartefter caset växte fram och förändrades. Syftet var återigen att minska kostnadsrisker och öka säkerheten i anbudet Viktigt var också att få kontroll över i vilken takt kapitalet skulle aktiveras och därmed få en träffsäker kalkyl över kapitalkostnaderna.
5. Ta fram en genomförandebeskrivning över hur projektet kunde genomföras med hänsyn till underhållsbehov i DD:n, eventuell kvarsittande HG, nya HG, arbetsmiljö, grannar, förvaltning samt övriga intressenter.

Varför ska man använda Arcona, en entreprenör, i transaktionsfasen? Det finns ju många konsultfirmor på stan som kan göra detta arbete?

Jag tror att det finns många fördelar med att välja Arcona till detta uppdrag, saker som gör oss delvis unika jämfört med våra branschkollegor. Med Arcona som partner tar vi ansvar genom hela projektet. Det omfattar material som vi tagit fram innan förvärvet i form av kalkyler, tidsplaner, genomförandebeskrivningar, teknisk DD och allt som hör därtill, från transaktion till slutbesiktning. Det i sin tur innebär att Arcona ansvarar för tid, kostnad och genomförande genom hela projektet och att alla beslut som tas i förstudie, program eller system är tagna med aktiv kostnads- och tidsstyrning som underlag.

I fallet med Svea Artilleri kunde Genesta vinna anbudet och köpa fastigheten. Genesta och Arcona skrev därefter ABK-avtal och startade direkt en förstudie följt av en programprojektering och därefter en systemhandlingsprojektering.

Varför är det här ett bra arbetssätt bra för kunden?

Min uppfattning och förhoppning är att kunden ska känna en stor säkerhet och trygghet i alla de val som görs under processerna förstudie, program och system. Det är tusentals val som görs kring system för installationer, kundupplevelse, ytskikt, tekniska krav, fasader, miljöcertifieringar och så vidare. Dessa val ska vara medvetet gjorda med kostnads- och tidskonsekvenser tydligt beskrivna utöver kriterier som teknik, utseende och kundupplevelse.

Det övergripande målet är att när kunden tar beslut om att avsluta systemhandlingsprojekteringen och går över i ett ABT-kontrakt för BH-projektering och genomförande, så ska kostnaden redan vara känd och analyserad jämfört intäkterna och accepterad. Kalkylen från förvärvet tillsammans med de aktiva val som gjorts i kostnadsstyrningen ska summera till den kontraktssumma som står i ABT-avtalet.
Förutsägbarhet och kontroll över projektets samtliga delar med kostnader, intäkter, tider och kvalitet är nyckeln till ett lyckat projekt.

Därutöver sparar kunden mycket projekttid. Det kan handla om så mycket som 3-5 månader. I fasbrytet mellan system och bygghandling/ABK och ABT så kan man gå rakt på mål istället för att stämpla förfrågningsunderlag och ta in anbud, utvärdera, hantera eventuella överklaganden och handla upp för att sedan starta erfarenhetsöverföringen.

Finns det inga nackdelar med att arbeta så här?

Inga som inte går att lösa. Gemensamt för samtliga kunder är att de och ofta även deras investerare saknar den besparingseffekt som uppstår av konkurrensen på marknaden. Det finns helt enkelt en oro över att välja huvudentreprenör så här tidigt och att riskera att inte handla till bästa pris.

Vår gemensamma lösning på Svea Artilleri och den lösning vi nästan alltid använder för att säkerställa att kontraktssumman är marknadsmässig, tas omhand i fasbrytet mellan systemhandling och bygghandling. Det sker när vi går från ABK till ABT, från projektering till genomförande. I detta skede har vi en kalkyl som är baserad på kalkylen från förvärvet jämte kostnadsstyrningen från förstudie, program och system. Vi tar handlingarna från systemhandlingen och bryter ner dessa i delentreprenader som vi konkurrensutsätter på marknaden. Vi klarar då att konkurrensutsätta ca 80% av den totala kostnadsvolymen på entreprenaden.

Utöver kalkylen på kostnadsstyrningen från förvärvet och den konkurrensutsatta kalkylen brukar vi be kunden ta fram en skuggkalkyl, dvs. köpa en kalkyl på Arconas systemhandling. Dessa tre kalkyler vägs sedan samman och eventuella avvikelser på något kostnadsställe analyseras och förhandlas innan kontraktssumman för ABT-avtalet signeras. Detta förfarande kring kostnaderna brukar båda parter känna stor trygghet kring.

Sammanfattningsvis, vad skulle du säga är de tre viktigaste sakerna för att projekt enligt den process du precis beskrivit ska lyckas?

1. Tillit, respekt och förtroende för varandra och varandras kompetenser.
2. Förutsägbarhet och kontroll över projektet.
3. Obrutna kedjor av kunskap och erfarenhet av projektet och affären.