Gösta Fernström svarar på frågor om strategisk samverkan

Vad är det för skillnad mellan strategisk partnering och strategisk samverkan?
Ingen skillnad de flesta vill idag prata samverkan i stället för ordet partnering, men det är olika ord för samma sak. För enstaka projekt arbetar man i projektpartnering som i mer långsiktig samverkan övergår i strategisk partnering. Partnering är då en vedertagen, mer utvecklad samverkansprocess som vi väljer att kalla strategisk samverkan.

Vad är det senaste inom Strategisk samverkan?
Fler och fler byggherrar främst inom den offentliga sektorn övergår till långsiktig, strategisk samverkan främst för att förenkla upphandling men även för att få hjälp med projektutveckling av ett specialiserat team. En alternativ form till strategisk samverkan är att erbjuda optioner, dvs om teamet gör ett bra arbete och lyckas med projektet får man fler likartade projekt av byggherren.

Vilka framgångsexempel för strategisk samverkan finns på marknaden hos mina kollegor?
Ett bra exempel är McDonalds som arbetat i strategisk samverkan sedan 1995 och byggt mer än 150 McDonalds restauranger i samverkan med sin entreprenör och tillsammans kan utveckla projekten. Främst där man har upprepningseffekt och bygger likartade projekt. Goda exempel finns inom förskolor, skolor, äldreboende, hotell, ombyggnad av miljonprogrammet, energieffektivisering, vårdcentraler osv.

Hur väljer jag vilka entreprenörer/leverantörer som jag förtroligt kan arbeta långsiktigt med?
Närmast till hands ligger självklart de du tidigare arbetat med och har ett upparbetat förtroende för. Här kan man då formalisera sitt samarbete i form av strategisk samverkan. Alternativt skall man välja en partner som kan erbjuda ett komplett team, dvs har alla med som kan säkerställa att projektet lyckas, d v s från arkitekt o konsult till entreprenör, installatör och strategiskt viktiga leverantörer. Branschen har idag alltför många avtal mellan enbart byggherre och entreprenör. Ytterligare en väg blir att välja en entreprenör/leverantör som specialiserat sig på för Byggherren viktiga områden som t.ex. hotell, energibesparing, skolor, sjukhus, ombyggnad och utveckling av befintliga kontorslokaler osv. Som Byggherre väljer man självklart om man vill arbeta med några av sina etablerade arkitekter, konsulter eller andra leverantörer.

Vad krävs av byggherren för att jobba i strategisk samverkan?
Att byggherren är beredd att till 100% delta i det strategiska samverkansteamet. Helst med egna resurser och inte för många inhyrda konsulter. Genom att delta kontinuerligt kan byggherren påverka och förändra projektet men även fatta snabba beslut som gör att projektet flyter på enligt plan. För att få största nytta av strategisk samverkan bör byggherren regelbundet bygga likartade projekt.

Hur vet jag som byggherre att jag får ”rätt pris” varje gång om jag jobbar med strategisk samverkan?
I samverkan arbetar man med förtroende och med öppna böcker så byggherren kan enkelt bedöma prisnivån. En leverantör som försöker ta ut felaktiga priser kommer att vara borta från marknaden i 10 år! I avtalen byggs ofta in en möjlighet att avbryta samarbetet om man inte skulle komma överens om budgeten. Observera att med öppna böcker kan man även arbeta med löpande räkning, som ju då blir lika med verklig kostnad. Projektet debiteras enbart för nedlagda kostnader av entreprenör och underleverantörer utifrån bästa möjliga genomförandemetod utan riskpåslag och dolda vinster eller kvalitetsändringar.

Hur upprättar du ett förfrågningsunderlag och utvärderar anbud?
Två vägar att gå, endera ta kontakt med en kollega i branschen som gjort förfrågningsunderlag, ta det materialet och anpassa till sitt eget projekt eller involverar man en erfaren partneringledare som hjälper byggherren att ta fram sitt första förfrågningsunderlag och sedan också kan hjälpa till med utvärdering av anbuden. När man sedan har ett strategiskt samverkansteam kan de hjälpa till att ta fram rätt specifikationer och man minskar radikalt sina projekterings- och upphandlingskostnader samt får ett utvecklingssamarbete för nya projekt.

Kan man tillämpa strategisk samverkan i samband med LOU?
Inget partnering /samverkansprojekt har stoppats på grund av LOU. Bara man tydligt talar om att projektet skall genomföras i partnering/samverkan. Nyckelfrågan är hur lång avtalstid kan man acceptera inom LOU. Enligt lagen 4 år, för ramavtal, men om man har utvecklingssamarbete eller att projekten tar längre tid har avtal gjorts på 6-7 år. I England använder man kontrakt och kan då göra avtal på 10-15 år.

Hur ser framtiden ut avseende strategisk samverkan?
De främsta skälen för att strategisk samverkan kommer att växa och utvecklas är

  • långsiktig samverkan som ger byggherren tillgång till specialistkompetens och med upprepningseffekt kommer att sänka kostnader och korta tider med upp till 20-40% inom 1-3 år.
  • byggherren får tillgång till ett samverkansteam som kan hjälpa honom/henne att ta fram bättre specifikationer samt utveckla kommande projekt tillsammans.
  • Samverkan kommer att ge en produktutveckling som man normalt inte har tid/råd med.