Cecilia – Projektadministratör

Som Projektadministratör på Arcona är du en del av projektteamet som leds av Projektchefen. Du kommer att vara stationerad på ett eller flera projekt och ansvara för driften av platskontoret och där tillhörande administrativa uppgifter, såsom t.ex. ritningshantering både fysiskt och digitalt. På vissa projekt kan du vara ansvarig för en del mindre entreprenader som du styr mot tid, ekonomi, kvalitet och arbetsmiljö. Du kommer att vara den naturliga länken mellan entreprenörer och Arconas platsledning i vardagsfrågor och svara för exempelvis säkerhetsgenomgångar och samordna konferenser och liknande event. Du rapporterar direkt till Projektchefen. Vid behov stöttar du även Affärschef i administrativa uppgifter som rör den egna affärsenheten. I rollen som Projektadministratör finns stora möjligheter till personlig utveckling. Som en del av Arcona, lägger du stor vikt vid en säker arbetsplats där du alltid föregår med gott exempel.  Cecilia Sandberg arbetar som projektadministratör på Arcona sedan 2001.

Jag ansvarar för driften av hela etableringen och styr de entreprenörer som är kopplade till etableringen efter tecknade kontrakt, precis som våra produktionsledare gör med entreprenörerna ute på bygget. Jag hjälper även till ute i produktion med arbetsmiljöfrågor och framdrift och håller även i vissa små entreprenörer.

Hur hamnade du på Arcona?

Jag kom i kontakt med Arcona när jag var anställd på ett bemanningsföretag och arbetade som ekonomiassistent på ett av Arconas dotterbolag. Jag hörde då att man sökte en projektadministratör till ett större projekt och tyckte det lät spännande. Jag började på Arcona 2001, så jag har hunnit få en del erfarenhet och skinn på näsan sedan dess.

Hur gör du för att klara av nya arbetsområden?

Jag tar reda på vad som krävs för att bemästra en ny uppgift och jag känner verkligen att jag kan fråga vem som helst om vad som helst. Här är det högt i tak, finns inga dumma frågor eller svar, utan alla är väldigt hjälpsamma.

Har du utvecklats under din tid på Arcona?

Som person har jag utvecklats en hel del och det beror dels på nya utmaningar i min roll, men även på att jag fått mer livserfarenhet, vilket hjälper att både förstå mig själv och andra. Jag känner att jag är trygg och har blivit visare med åren. Jag har ett ökat ansvar idag jämfört med när jag började. I början av min karriär så var det mest fokus på ekonomi i projekten, medan nu så har jag ansvar för inköp till projektkontoren samt skydds- och städronder på bygget. Jag ansvarar för driften av hela etableringen och styr de entreprenörer som är kopplade till etableringen efter tecknade kontrakt, precis som våra produktionsledare gör med entreprenörerna ute på bygget. Jag hjälper även till ute i produktion med arbetsmiljöfrågor och framdrift och håller även i vissa små entreprenörer.

Hur ser en ”vanlig” dag på jobbet ut?

Eftersom jag sitter ute på våra projekt så är jag en del av projektteamet och vår dag börjar alltid med en gemensam fika. Sedan kollar jag mail, ser över hela etableringen så det är rent och snyggt. Jag tycker att det är viktigt att det är prydligt, både för oss internt och för alla gubbarna på bygget. Vid nio-tiden har vi vår ”Nio-macka”, den är helig! Då får ingen boka möten utan vi samlas hela gänget och snackar ihop oss om allt möjligt. En dag kan bestå utav att jag ägnar del av förmiddagen åt skyddsrond och dokumentation kring detta. Eller som i dag – så ansvarar jag för städningen av brandceller under hela Södersjukhuset. Jag ser till att min UE kommer fram i tid, att brandlarm är avstängt, samt för- och efterbesiktningar. Jag ansvarar för detta själv samt avstämningar mot beställaren. Under lunchen brukar jag försöka hinna med att träna, skönt att komma ifrån, tänka på annat och må bra. På eftermiddagarna rör jag mig på bygget, fyller på första-hjälpen tavlor, sätter upp anslag, eller hjälper mina kollegor med något.

Ingen dag är egentligen den andra lik, jag har så många varierande uppgifter. Det innebär allt från att planera konferenser, inköp till kontoret, skriva protokoll och beställa skyddskläder till att hantera it-frågor, hantera inskrivning av både besökare och entreprenörer, göra säkerhetsfilmer, se över etablering och till exempel kontrollera skyltning ute på bygget. Jag tar ofta hand om nykomlingar på projektet, det kan vara nya kollegor internt eller hantverkare från våra entreprenörer. Och en massa annat skoj, men det är för mig att veta och för er att ta reda på kollegor säger att jag är ryggraden i projektet – då blir jag glad och stolt över mig själv!

Vilka egenskaper tycker du är viktiga hos en projektadministratör?

Jag tror att det är bra att man tycker om att administrera, man ska kunna ha många järn i elden och vara väldigt serviceinriktad. Att vara genuint intresserad av andra människor är en bra egenskap. Jag tror däremot inte att man behöver ha erfarenhet från byggbranschen, inget är svårare här än att man kan lära sig det.

Bakgrund och egenskaper

Vi söker dig som har arbetslivserfarenhet inom service och/eller administrativa uppgifter och med avslutade gymnasiala studier. IT-kunskaper i Officepaketet är meriterande, men inget krav. Du har en god förmåga att kommunicera både i tal och också skrift. Du har ett glatt humör och är genuint intresserad av människor. Du är strukturerad och ordningsam, samtidigt som du är flexibel i ditt arbetssätt vid ändrade förutsättningar. Du tycker om att planera och organisera. Du trivs med eget ansvar och att arbeta självständigt men samtidigt vara en del av ett eller flera team.