Allt rätt i rätt tid under professionell ledning
- Vi har fått allt rätt i rätt tid till rätt kostnad, säger Anders Englund, chef för affärsområdet Elteknik, Energo Retea AB, apropå flytten till nya, större lokaler på Södermalm. En flytt som innebar att två olika kontor – Energo AB och Retea AB med 190 personer - fått gemensamma lokaler och bättre samhörighet.
EnergoRetea insåg redan från början att de behövde hjälp med flytten och valde att anlita experter - Arcona Office. Ulrika Magnusson från Arcona projektledde och tog hand om allt. Före, under och efter flytten.
BSK Arkitekter designade det nya moderna kontoret i två plan om vardera 2.000 kvm i en före detta gammal industribyggnad på Södermalm. Det var dessa lokaler som valet till sist föll på efter Arconas sökprocess som resulterade i 98 olika tillgängliga objekt. Objekt som reducerades undan för undan tills 10 återstod, offerter togs in och förhandlingarna startade under Arconas ledning.
Krav
Rimligt avstånd till kontoret både för dem som bor norr om stan och för dem som bosatt sig i Nackaområdet, goda kommunikationer, garageplatser för både anställda och besökare samt god service i området var några av kriterierna, förutom kravet på ett modernt och funktionellt kontor med teknisk prägel där var och en kunde känna sig trygg. Ett kontor som skulle vara designat och så attraktivt att nya medarbetare lätt kunde rekryteras.
Personalen med på noterna
Att göra personalen delaktig i förändringen var viktigt för EnergoRetea eftersom flytten skulle innebära ett förändrat arbetssätt. Delprojektledare fick därför bolla idéer med olika referensgrupper innan styrgruppen fattade beslut.
Ett nytt arbetssätt
Energos medarbetare var vana att arbeta i öppet kontorslandskap i Nacka Strand medan Reteas anställda suttit i små, mysiga men trånga kontorsrum i DN-huset på Kungsholmen. Nu skulle alla arbeta i öppen miljö enligt företagsledningens beslut, vilket mötte ett visst motstånd.
Motståndet övervanns med hjälp av en beteendekonsult från Arcona, seminarier och workshoppar. De anställda fick klart för sig hur man arbetar i ett öppet kontorslandskap och vilka grundvärderingar man bör ha. Detta resulterade i en policy för det nya arbetssättet, som alla fick godkänna.
Lokaler med fokus på kunder och medarbetare
Kontoret utformades av BSK Arkitekter både med fokus på kunderna och medarbetarna. Entrén är ljus, rymlig och välkomnande med lång receptionsdisk, stor varumärkesbyggande logotype på väggen och röda fåtöljer i halvcirkel. Via en glasvägg ser man in i matsalen som passar lika bra för fika som för mingel efter jobbet och har betytt mycket för att skapa vi-känsla bland personalen.
Med fokus på medarbetarna
De ljusa och flexibla kontorslokalerna stöder kreativt arbete i projektform. Här finns gott om mötesrum, konferensrum, platser för informella möten, men också tysta rum där man kan telefonera och sittgrupper inbjuder till en stunds avslappning. Alla har en egen arbetsplats, väl avskärmad från grannens, trots att de sitter i ett öppet kontorslandskap. Kontoret är snyggt, väl anpassat för verksamheten, men varken alltför trendigt eller överdesignat.
Konferenslokaler
Mötesavdelningen, som är helt skild från övriga utrymmen, eftersom EnergoRetea arbetar med säkerhet, omges av påkostade glaspartier med reliefer i guld. Den signalerar effektivitet och businesskänsla genom grafisk färgskala, moderna möbler, tonvikt på metall och avancerade tekniska lösningar. De senare bara anas men blir påtagliga först när en rullgardin rullas ned, en apparat startas via en enda knapptryckning och belysningen specialstyrs.
Delprojektledning
När det blev dags att lägga beställningar kom Arconas projektledare Ulrika von Mentzer in i bilden. Hon såg till att allt handlades upp till rätt pris, kontrollerade att rätt varor levererades i rätt tid och hamnade på rätt plats i kontoret lagom till inflyttningen.
Smidig helgflytt utan driftstopp
Själva flytten ägde rum i juli 2008. Verksamheten stängdes ned på fredagseftermiddagen. Allt gick smidigt med Arconas hjälp och under måndag förmiddag var alla datorer igång igen så att personalen på EnergoRetea kunde fokusera på kärnverksamheten. Och det utan driftstopp!
Professionell kundhantering
- Arcona skötte allt professionellt från början till slut och med ett ständigt leende på läpparna. De förstår hur kunder ska hanteras och hur viktigt det är att kommunicera. Via möten och telefonsamtal fick vi hela tiden information om vad som hände. Arcona ingav oss förtroende. Under hela projektet kände vi att de klarade av sina uppgifter och att vi kunde överlämna allt till dem, säger Anders Englund. Att vårt projekt blev så framgångsrikt beror på att vi insåg vikten av att anlita experter.