Volvos omorganisation
Jul och nyårshelgen 2008 blev ett examensarbete i kontorsplanering för Anders Wadstein och John Spencer på Volvo Personvagnar. Som konsekvens av nedragningar av konsulter och personal samt en omorganisation blev ca 900 platser lediga, vilket medförde en flytt för 2 500 personer som genomfördes under dryga två veckor. Som projektledare för projektet hade de Stefan Ulf från Arcona Office till sin hjälp.
Produktutvecklingens FM-organisation, såg till att snabbt se över följderna av omorganisationen som påverkade 5000 personer och som medförde 2 500 personflyttar. Under julledigheten tömdes lokaler ute på stan och i Volvos närområde och den nya organisationens medarbetare koncentrerades till Volvos egna lokaler i PV-området så att de tomrum som skapats efter omorganisationen flyttades bort.
- Utifrån den tuffa situation vi befann oss i, kändes det bäst att snabbt ta hand om de ”gluggar” som uppstod när varslen verkställdes, säger Anders Wadstein, ansvarig för FM-funktionen inom Produktutveckling. Vi valde att sätta medarbetarnas bästa i fokus. Jag hade ett nära samarbete med facket som alltid är en viktig spelare i flyttprojekt och under den här flytten var det ingen som hade några invändningar för alla förstod varför flytten skulle genomföras och såg säkert fördelen med att snabbt verkställa omorganisationen. Min kollega John Spencer ansvarade för att de tekniska frågorna som säkerhet och larm omhändertogs på bästa sätt. Naturligtvis var tydlig information under projektet viktig. Intranätet uppdaterades dagligen för att medarbetarna skulle veta vad som var på gång.
Enhetscheferna hade under den hektiska flyttperioden nära tillgång till sambandscentralen, bestående av projektledaren Stefan Ulf från Arcona Office och projektmedlemmarna Peter Larsson och Jari Määttänen från Coor. De var i princip på plats dygnet runt och kunde snabbt lämna svar på frågor som dök upp. I ledningscentralen var väggarna tapetserade med layouter för att få en så tydlig översikt som möjligt av nuläget och slutlayouterna. Flyttgeneralen fick layouterna samma dag som flyttarna genomfördes, vilket ska jämföras med en vecka som är det normala. En styrgrupp inom produktutveckling hade direkt koppling till sambandscentralen och här beslutades var i landskapen enheterna skulle sitta. Enhetscheferna bestämde var respektive medarbetare skulle ha sin arbetsplats.
– Vi valde att arbeta med Stefan Ulf från Arcona Office för att leda projektet, säger Anders. Stefan är väl insatt i våra flyttprocesser och har den rätta inställningen för den här sortens känsliga projekt. Han har dessutom kännedom om våra lokaler och vår organisation. Han kompletterade väl vårt fasta närserviceavtal med Coor.
Under våren och hösten 2009, lade Jari Määttänen grunden till projektet då det stora, vem sitter var pusslet lades. Alla platser är numera numrerade och den anställde knyts till detta nummer, varför layouterna aldrig behöver ändras. I kontorslandskapen är arbetsplatserna generiska, alltså likadant möblerade till 90%. Alla större organisationer borde lägga krut på att få ordning och reda och därmed underlätta arbetet med lokalstrategier och de flyttar som de kan medföra, säger Peter Larsson, projektledare på Coor.
– Det var som att byta hjärta på en maratonlöpare under pågående lopp, säger Peter Larsson, på Coor. Utan ledningens totala engagemang och alla enheters delaktighet hade det aldrig gått att genomföra ett flyttprojekt av den hör storleken under sån tidspress.
Volvo Personvagnar har idag tecknat ett avtal där de intygar att inte genomföra några större förändringar före årsskiftet 2009/2010. Medarbetarna får ingen löneökning i år och tjänstemännen har gått med på att sänka sina löner. Vinsten med förändringen blev, förutom att de verkställda varslen inte blev lika tydliga, att Powertrain flyttades ihop så nu sitter labb och testmiljöerna samgrupperat.
– Alla har åsikter om kontorsmiljön och det är oerhört viktigt att få med alla på tåget när det gäller arbetsmiljön, säger Anders. Detta var mitt och John Spencers sista uppdrag som beställare och ansvariga för kontorsplanering på Volvo Personvagnar och jag tror att jag törs tala för båda två om jag säger att vi har fått med oss oerhört mycket erfarenhet från det här arbetet. Ödmjukhet inför medarbetare och en förståelse för människors farhågor och rädslor inför förändringar.