Flytten till nya lokaler - ett lyft ur många aspekter
När Mannheimer Swartling Advokatbyrå skulle flytta till nya större lokaler anlitades Arcona.
- En flytt är mycket mer komplicerad än man tror. Man har inte resurser själv. Man måste ta hjälp av proffs, säger Eva Wåhlmark, kontorschef på Mannheimer Swartling.
Frukostmöte inspirerade
Det var under frukostmöten hos Arcona som Eva kom i kontakt med Karin Ståhl. Arconas styrka är att de erbjuder ett helt koncept och att de har ett otroligt nätverk med experter. Vad man än behöver kan de koppla in rätt person.
En fantastisk avlastning
Kontraktet med Arcona skrevs i maj 2006 och under hösten började förberedelserna för flytten till den fastighet som skulle byggas på Norrlandsgatan 21.
- Arcona var vår länk in i byggprojektet. Deras projektledare Karin Ståhl eller Tore Åberg deltog i möten, vilket innebar en stor avlastning för oss. Vi kunde ägna oss åt vår kärnverksamhet.
Arcona var också stöd i upphandlingar och offertförfrågningar, de hade hand om den totala möbelleveransen, de tekniska installationerna och samordnade allt.
Noggranna flyttförberedelser
Flytten, som ägde rum den 16 maj 2008, föregicks av flyttförberedelsemöten då Arcona informerade om allt som skulle ordnas. Annika Kjellgren skötte hela logistiken med monteringsarbetet av möblerna, undersökte inträdesvägar, möblernas konstruktion, vad som krävdes vid monteringen och att det fanns plats för alla montörer. Fastän det var en stor flytt med en mängd nya inventarier fungerade allt smidigt.
Ett mångsidigt lyft
- Flytten till vårt nya kontor på Norrlandsgatan 21 med Diligentia som hyresvärd har inneburit ett lyft ur många aspekter, säger Eva Wåhlmark. Lokalerna är direkt utformade för vårt arbetssätt. Vi ser varandra bättre och kan arbeta smartare. Vi har fått ljus, transparens och större öppenhet.
Yttre och inre miljö
Redan i den yttre miljön syns det att Mannheimer Swartling är ett kunskapsföretag. Porten av massiv ek har tyngd över sig och reser sig två våningar hög. Genom ett glasparti upptill ser man en glimt av biblioteket. Om exteriören känns stram, kan interiören beskrivas som desto mer mottagande och vänlig. En hel vägg beklädd med växter överraskar besökaren och mjukar upp de många sten- och glasytorna.
Samarbete mellan två arkitektkontor
Arkitekturen har tillkommit genom ett samarbete mellan två arkitektkontor, Bjurström & Brodin och Strategisk Arkitektur. Om åsikterna om arkitektoniska lösningar någon gång gick isär, var Arconas Tore Åberg med arkitektbakgrund, som medverkade under hela projektet, den perfekta medlaren.
Det första kontoret i Sverige med internationell touch
Byggprojektets ledord var kontinuitet och integritet. I begreppet kontinuitet ligger Mannheimer Swartlings önskan att bevara traditioner utan att för den skull uppfattas som en gammaldags advokatbyrå. Det nya kontoret är därför inte ett typiskt kontor av modell 2008, utan ett klassiskt kontor med fräsch inredning. Ett tidlöst kontor med några äldre attiraljer bevarade, t ex det gamla sammanträdesbordet à la Carl Malmsten och klockan i receptionen, men med flertalet nya inventarier. Ett kontor som både personal och besökare trivs i och som omnämns som det första kontoret i Sverige med internationell touche! Ett kontor där inte minst utsikten över Stockholm från tolfte våningen imponerar.
Väl avgränsade konferensytor
Integriteten betonas genom att skalskydd byggts upp så att besökare ej förirrar sig. Konferensytorna är t ex klart avgränsade från arbetsytorna eftersom allt arbete är sekretessbelagt.
Flera nya efterlängtade utrymmen
De enskilda kontorsrummen är mindre till ytan än i det gamla kontoret, men lösningen har blivit mer öppen med assistenterna som sitter som spindlar i nätet. Arbetet hos Mannheimer Swartling bedrivs oftast i projektform med specialistteam som byggs upp med de rätta medarbetarna för att tillvarata varje specifik klients intressen. De många små mötesrummen i det nya kontoret ger stöd åt detta arbetssätt. En stor hörsal, en matsal, ett eget gym och en pub är nyheter som varit efterlängtade och förverkligats med den nya kontorsytan på 14.000 kvm.
Hörsal
Hörsalen med plats för 96 personer i biosittning är ett klart plus och utnyttjas flitigt vid seminarier och för den interna utbildning som Mannheimer Swartling storsatsar på för att kunna behålla sin personal och attrahera nya duktiga jurister.
Matfrågan löst
Matfrågan för personalen och besökande löstes med egen matsal som har öppet från kl 8.00- 20.00 och serverar frukost, lunch och middag. En smart lösning på matfronten är att man via en liten mathiss kan skicka upp lunch och middag till konferensrummen.
Viktiga lärdomar
- Byggtiden var lång och man måste följa byggets takt så att man inte sinkar det. Det är ovärderligt med hjälp eftersom man inte har resurser och kunskaper om allt själv, säger Eva Wåhlmark.
Arconas konsulter självgående
- Att anlita konsulter innebär ibland att det går åt så mycket tid att visa dem till rätta att ens egna arbetsuppgifter blir lidande. Arconas konsulter var självgående och alltid på rätt plats i rätt tid. Om vi skulle flytta en gång till skulle jag absolut kontakta Arcona igen. Det är ovärderligt med proffs som ställer de rätta frågorna och guidar en hela vägen. Jag har redan rekommenderat Arcona till andra, avslutar Eva Wåhlmark.